Case History La scelta di Evoko Room Manager Avere facoltà di prenotare il proprio spazio e programmare autonomamente la propria riunione, avendo contezza anche della capienza e di tutti i device presenti in sala, è sicuramente una prerogativa dell’ufficio “moderno”. Un po’ come avere una segretaria dedicata che all’occorrenza ci fornisce un resoconto dettagliato di ogni spazio aziendale predisposto all’uso comune. Sono tante, infatti, le informazioni che vogliamo conoscere quando decidiamo di organizzare un incontro. E desideriamo saperle anche in tempi rapidi: la sala che cerco, è libera? Da che ora a che ora? Dispone di videoproiettore? È predisposta di sistema di interazione per ciascun partecipante? Ad assolvere questo compito, nel caso di Coca-Cola HBC Italia, è un dispositivo tanto contenuto nelle dimensione quanto efficiente nel fornire tutte le informazioni in tempo reale: Evoko Room Manager. «Sono diverse le peculiarità concentrate in un solo dispositivo che ci hanno portato ad inserirlo nel progetto a ragion veduta – ci racconta Roberto Callegari. La rete di prenotazione è stata progettata per la gestione sul posto e da remoto di tutte le sale messe a registro. Pertanto, in qualsiasi momento, in azienda si ha il quadro completo delle condizioni di ciascuna meeting room, compresa la dotazione dei dispositivi presenti all’interno. Un discorso Per l’installazione di questi dispositivi è stato usato un unico cavo di collegamento PoE, utilizzato sia per la comunicazione in rete che per l’alimentazione. 76 Sistemi Integrati - Audio/Video Volume 4 - 2016 che vale sia per la sede principale italiana che per tutte le filiali presenti sul territorio nazionale. Se, ad esempio, la mattina mi trovo in ufficio a Milano e fisso un appuntamento per il pomeriggio nella sede di Cagliari, dalla mia postazione sono in grado di accedere al sistema, cercare la sala meeting disponibile a me più congeniale e bloccarne l’uso per il periodo sufficiente a svolgere il mio incontro. Una volta prenotata da remoto, l’informazione viene condivisa nella rete e, per tutti, è visibile la modalità busy di quello spazio, per quel giorno e quel determinato orario. Pertanto, dovunque ci si trovi, è possibile prenotare la sala riunioni di qualsiasi filiale dislocata in Italia e condividere l’informazione con tutti gli operatori dell’azienda. Basti considerare che nella sola sede di Sesto San Giovanni operano oltre 120 persone, e altrettante lavorano nelle altre filiali italiane, per capire quanto possa essere d’aiuto un “cervello elettronico centrale” che possa coordinare in modo puntuale gli spazi comuni e le esigenze di prenotazione di tutti». Sale e device condivisi in rete «Abbiamo associato ciascun dispositivo ad ogni sala meeting prensente in azienda, posizionandolo in prossimità della porta d’ingresso – prosegue Roberto Calligari. Tramite un sistema di retroilluminazione a LED, è possibile controllare sul posto che la sala sia occupata o libera: il colore verde o rosso indica in tempo reale la disponibilità o meno degli ambienti. Tutti i dispositivi sono stati collegati alla rete aziendale, pertanto ogni Evoko Room Manager è ovviamente fruibile in tutte le sue funzioni anche tramite internet». Per ogni livello dei building interessati ciascun Evoko Room Manager è collegato in rete. In questo modo, ogni informazione relativa a ognuna delle sale riunioni presenti in Coca-Cola HBC Italia viene condivisa in rete in tempo reale e, in qualsiasi momento, è possibile intervenire su ogni singolo dispositivo. Tutti i dati vengono gestiti dai server principali, attualmente collocati in Austria, in seno alla rete europea della società. Informazioni condivise in rete «La sincronizzazione dei dati tramite Microsoft Exchange, Office 365 o Google Apps for Business – ci spiega Roberto Callegari – rende fruibile il sistema di prenotazione da pc, tablet o smartphone. Il calendario viene aggiornato in tempo reale ed è visibile sia in
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