Sistemi Integrati - Audio/Video Volume 4 - 2016 75 l’arredo, il corredo tecnologico e ovviamente l’interconnessione tra gli ambienti stessi. Ed è proprio sulla predisposizione del sistema di prenotazione delle sale meeting che questa Case History pone l’attenzione; scopriamo da vicino come. Gestione ottimale degli ambienti di lavoro Siamo a Sesto San Giovanni, in provincia di Milano, nei nuovi uffici di Coca-Cola HBC Italia ospitati da una sede imponente, sviluppata su 4 livelli per un totale di 25 room di diverse dimensioni. Qui, è stato progettato un sistema avanzato di gestione delle sale riunioni che abbraccia gran parte degli ambienti di questo edificio, unitamente a quelli di 18 sedi distribuite sul territorio nazionale. Assieme a Roberto Callegari, amministratore di Prima srl, società che ha progettato e realizzato il sistema, abbiamo ripercorso le prerogative di un impianto così articolato, analizzando da vicino quello che può essere considerato uno dei modelli di prenotazione da seguire in termini di gestione delle sale meeting: «Una delle prime necessità indicate da Coca-Cola HBC Italia – ci dice subito Roberto Callegari – è stata quella di concepire un sistema di prenotazione di qualsiasi spazio aziendale comune che escludesse, sempre, la possibilità di sovrapposizione tra gli impegni professionali. Il trend di crescita di questa società ha portato ad un conseguente aumento di personale, nonché ad un ampliamento degli intrecci interprofessionali tale da richiedere un ordine estremo di condivisione degli ambienti. In questo nuovo contesto, risultava fondamentale fare un salto di qualità nella gestione delle sale meeting, evitando qualsiasi possibilità di sovrapposizione degli impegni. Pertanto, sono stati abbandonati i vecchi metodi farraginosi utilizzati per prenotare le sala riunioni, che molto spesso hanno portato ad una conseguente perdita di tempo ed energie, nonché ad un palese rischio di tensione tra i professionisti, per incomprensioni di vario genere. L’obiettivo è stato messo in chiaro sin da subito: disporre di un sistema che permetta di prenotare la propria sala riunioni, sia sul posto che da remoto, avendo certezza della disponibilità degli ambienti, in un dato giorno, ad un orario ben preciso, evitando così qualsiasi possibilità di sovrapposizione degli impegni». Sale meeting modulari Date le diverse esigenze di utilizzo per uso e numero di partecipanti, le 25 sale hanno dimensioni e conformazioni spaziali differenti. Le sala riunioni del piano terra, ad esempio, viene utilizzata come vera e propria zona training per la formazione del personale. Ci sono sale che possono essere utilizzate singolarmente oppure come unico ambiente realizzato unificando gli spazi, grazie ad un sistema di pareti semovibili. «In questo modo – ci spiega Callegari – è possibile coprire un range di partecipanti che varia da un minimo di 12 fino ad un massimo di 100 persone contemporaneamente nello stesso ambiente». Il sistema degli spazi aziendali predisposti all’uso comune, vede coinvolte tutte la sale meeting di 5 filiali distribuite su territorio nazionale.
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